6 Strategi Menghadapi Keluhan Pelanggan

Keluhan pelanggan adalah salah satu permasalahan yang akan dihadapi saat menjalankan sebuah usaha. Tidak mudah untuk memberikan kepuasan kepada semua pelanggan, pasti akan ada 1-2 pelanggan yang merasa tidak puas dan mengajukan keluhan. Namun bukan berarti keluhan tersebut menjadi penghalang dalam sebuah usaha. Justru sebenarnya dari keluhan tersebut pemilik usaha bisa melakukan perbaikan pda bagian-bagian yang kurang.

Namun ada kalanya keluhan pelanggan bisa menjadi sebuah masalah tersendiri bila tidak ditangani dengan baik. Respon yang buruk kepada pelanggan yang mengajukan keluhan bisa meninggalkan kesan negative dan menurunkan tingkat kepuasan pelanggan. Bukan tidak mungkin ketidakpuasan pelanggan tersebut akan menyebar kepada orang lain yang berbuntut menurunnya jumlah calon pelanggan.

Mengatasi keluhan pelanggan ini tidak bisa sembarangan, karena secara tidak langsung berpengaruh pada pendapat pelanggan terhadap sistem pelayanan dari perusahaan. Harus ada strategi khusus untuk mengatasi keluhan pelanggan ini.

Menjadi pendengar yang baik

Hal paling penting saat menghadapi keluhan pelanggan adalah mendengarkan keluhan mereka dengan baik. Jangan menyela atau bahkan membantah sebelum mereka selesai berbicara. Biarkan mereka mengeluarkan apa saja yang menjadi keluhannya.

Karena ketika pelanggan sedang mengeluh itu sebenarnya mereka melibatkan emosi juga, sehingga ketika keluhan mereka dibantah malah akan semakin menyulut emosi pelanggan. Fokuskan pandangan kepada pelanggan agar pelanggan juga merasa bahwa ia sedang didengarkan.

Tetap jaga wibawa dan berkepala dingin

Keitka mendengar keluhan pelanggan maka dengarkan dengan kepala dingin, jangan ikut tersulut amarah. Dengan begitu tidak akan memancing amarah pula dari pelanggan. Selain itu dengan bersikap tenang bisa mempengaruhi emosi pelanggan untuk menurun dengan sendirinya.

Sikap tenang ini juga diperlukan untuk mencari solusi terbaik dari keluhan yang diajukan pelanggan. Meskipun begitu jangan pula bersikap terlalu kaku, karena sikap kaku akan memberikan kesan arogan pada pelanggan.

Dan sangat penting untuk tetap menjaga wibawa sebagai pihak pemilik usaha, jadi jangan terlalu merendahkan atau menyalahkan diri atau karyawan divhadapan pelanggan. Kalaupun kesalahan ada di pihak karyawan sebaiknya tunjukkan sikap tegas kepada pelanggan bahwa karyawan tersebut akan ditindak sesuai aturan perusahaan.

Jangan sungkan meminta maaf

Jika kesalahan ada di pihak perusahaan maka sudah sepantasnya untuk meminta maaf dengan tulus kepada pelanggan tersebut. Namun jika kesalahan bukan dari perusahaan, sangat dianjurkan pula untuk tetap meminta maaf. Anggap saja permintaan maaf tersebut karena pelanggan mengalami kejadian yang tidak menyenangkan. Selain itu permintaan maaf akan membuat pelanggan merasa lebih dihargai.

Tawarkan solusi terbaik

Merupakan tujuan penting dari keluhan pelanggan yaitu untuk mendapatkan solusi yang terbaik. Sebaiknya tawarkan solusi yang tidak akan merugikan kedua belah pihak. Jelaskan pula hal-hal detail mengenai solusi yang ditawarkan agar pelanggan bisa membuat keputusan yang baik.

Misalnya tawarkan untuk menukar barang, mengembalikan uang, atau memberi potongan harga yang sesuai. Jika kesalahan ada di pihak perusahaan, maka tidak ada salahnya menawarkan solusi dengen sedikit mengorbankan diri. Yang terpenting keluhan pelanggan bisa diatasi secara cepat.

Lakukan tindak lanjut dari keluhan pelanggan

Segera perbaiki hal-hal yang menjadi keluhan dari pelanggan agar nantinya tidak ada pelanggan lain yang mengajukan keluhan yang sama. Lalu follow up atau beri kabar kepada pelanggan tentang proses perbaikan yang telah dilakukan. Pelanggan akan balik merasa senang karena merasa keluhan mereka ditanggapi dengan baik. Selain itu hal ini juga bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan kepada perusahaan.

Evaluasi dan sampaikan terima kasih

Dengan adanya keluhan pelanggan membuat perusahaan bisa mengevaluasi apa yang kurang dari pelayanan mereka dan segera memperbaikinya. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pelanggan atas feedback yang mereka berikan. Karena feedback dari pelanggan itulah yang membuat perusahaan jadi tahu kekurangan mereka serta menjadi pengalaman jika nantinya harus kembali menghadapi keluhan pelanggan.

Sumber: GoFazTrack.com